Comment réaliser un entretien d’embauche à la pharmacie ?


ARTICLE POUR PROFESSIONNELS 
Domaine : pharmacie, ressources humaines (RH), procédure entretien d'embauche
Mots-clés : entretien d'embauche (interview)
Niveau de difficulté de l’article : moyen (sur 3 niveaux : facile, moyen et difficile)

Après avoir fait le tri des CV reçus (par e-mail, poste ou directement dans la plateforme Pharmapro.ch), l’entretien d’embauche (en anglais interview ou job interview) est une étape cruciale dans le processus final du recrutement. Suivre une procédure détaillée à l’avance est très important pour rester factuel et éviter de rentrer dans des considérations trop émotionnelles et en particulier d'avoir des préjugés sur les différents candidats. N’oubliez pas que l’objectif final de cet entretien d’embauche est d’identifier le/la candidat/e qui sera approprié/e pour le poste ouvert à la pharmacie. Une bonne impression pendant les quelques minutes de l’entretien d’embauche ne signifie malheureusement pas toujours que la personne soit l’employé/e idéal/e pour le poste en question. Dans cet article nous vous donnons des idées pour bien structurer cet entretien d’embauche.

Préparation

Avant l'entretien d'embauche, il est important d'être bien préparé. Il s'agira de lire le CV du candidat en détail puis d'annoter les aspects positifs, ceux plus négatifs ou les zones d'ombre (ex. lacunes dans le temps). 
Préparer un espace ou local adéquat pour réaliser l'entretien. Proposer de l'eau ou autre boisson au candidat. 

Salutations

Après une présentation réciproque, remerciez pour la candidature et de l'intérêt pour la pharmacie. 
Informez que l'entretien est confidentiel. 
Si possible, expliquez comment l'entretien va se dérouler et sa durée (ex. 60 minutes). Plus d'informations à ce sujet en bas de l'article. 
Vous pouvez rapidement présenter l'entreprise et expliquer le futur poste de travail. 
Il peut être utile de mentionner l'interdiction de faire concurrence (art. 320 CO).
Posez ensuite différentes questions (vous pouvez en avoir écrites certaines à l'avance sur une feuille). 

Questions à poser

Un bon moyen est de structurer en 4 types de questions (questions générales, questions comportementales, questions situationnelles, questions techniques/scientifiques/compétences).

Il est fortement conseillé d’imprimer à l’avance les questions à poser, en tout cas certaines, celles que vous trouvez les plus importantes. 

A. Questions générales 

A faire au début de l’entretien, ces questions mettent surtout l’accent sur le CV et les anciennes positions occupées par le/la candidat/e.

- Parlez-moi un peu de votre CV, qu’est-ce que vous faisiez dans votre dernier travail/poste (ou travail actuel si le/la candidat travaille dans une autre pharmacie/entreprise) ?

- Quel aspect de votre (ancien) travail trouvez-vous intéressant ?

- Parlez-moi d’une réussite que vous avez eue dans votre dernier/ancien travail ?

- Si cela concerne un poste à responsabilité (ex. gérant) - Quelles étaient vos plus grandes responsabilités dans le dernier travail ou poste X ?

- Quel aspect de votre (ancien) travail n’est ou n’était pas intéressant ?

- Pourquoi avez-vous envoyé (postulé) votre candidature pour travailler dans cette pharmacie en particulier ? Autrement dit, pourquoi voulez-vous changer de poste ?

- Qu’est-ce qu’est important pour vous au travail ? (ex. – idées à donner : salaire, équipe, nouveau défis, horaires, distance entre maison et la pharmacie). Remarque : cela permet de voir les attentes du candidat. 

- Quelles tâches aimeriez-vous faire à la pharmacie ?

- Quelles tâches n’aimeriez-vous pas faire à la pharmacie ?

- Quelle sont vos forces et vos faiblesses ? Remarque : cette question a été tellement posée dans les entretiens d'embauches que le candidat a souvent une réponse déjà définie à l'avance. 

- Quand pouvez-vous entrer en fonction dans notre pharmacie ?

- Si je demande à vos collègues de me parler de vous, que diraient-ils ?

- Est-ce que vous vous définissez comme une personne extravertie ou introvertie ?
Cette question est très importante si le poste est très centré sur la vente. La plupart du temps une personne extravertie sera un meilleur vendeur qu'une personne introvertie. Demandez de citer des exemples montrant qu'il ou elle est extravertie, par exemple si la personne a fait du théâtre ou de la musique. Si elle est capable de téléphoner à une personne qu'elle ne connaît pas sans crainte. 

- Avez-vous des références (ex. anciens employeurs, chef) ?
Remarque : il est fortement recommandé de contacter par téléphone une référence comme un ancien employeur, surtout si le candidat est dans la short list finale. 

- Si le candidat est un homme, abordez aussi le service militaire ou la protection civile à accomplir. 

Questions comportementales

Les questions comportementales permettent notamment de tester les aspects concernant le leadership et le management. C'est-à-dire en particulier comment le candidat devrait-il être géré (managé). Des questions possibles sont :

- Avez-vous déjà dû être d’accord avec une décision prise par votre chef mais qui selon vous n’était pas la bonne ? Quelles ont été les conséquences ?

- Expliquez des situations où vous avez dû vous absenter dans votre ancien travail et donnez les raisons. Comment l’équipe en place a-t-elle réagi pendant votre absence ?

- Quels sont vos projets pour le futur ?
Cette question permet de juger l’envie de se former ou de se spécialiser par exemple. 

Questions situationnelles

Les situations situationnelles peuvent être intéressantes, mais la difficulté est que le/la candidat donne une réponse parfaite qui ne correspond pas à la réalité. Poser des questions ouvertes sans une réponse simple (ex. oui ou non) est conseillé. Un consultant RH peut aussi vous aider à trouver des questions situationnelles. 

- S’il y a un conflit entre un client et un/e collègue de la pharmacie, par exemple le client s’étant montré malpoli, allez-vous réagir ? Allez-vous privilégier plutôt le client/e ou le collègue ?

Questions techniques/scientifiques/compétences

- Quel logiciel de gestion (ex. ProPharma…) connaissez-vous ? 

- Connaissez-vous la suite de Mircosoft (Word, Excel…) ou de Google (Drive avec Spreadsheets…) ?

- Connaissez-vous d’autres langues ? Si oui, il est important si possible de tester en temps réel les connaissances du/de la candidat/e. Par exemple s’il faut tester un niveau d’anglais, posez des questions en anglais comme : Where do you live ? Where did you study ?...

- Avez-vous déjà pris soin ou géré des apprentis ? Si oui, avez-vous aimé cette fonction ?

- Par rapport aux médecins alternatives ou naturelles, avez-vous des connaissances et intérêts pour la phytothérapie, l’homéopathie, les sels Schüssler ou la Spagyrik ?

Salaire 

- Quels sont vos prétentions salariales (inférieure, supérieure) ?

- A ce moment, expliquez les questions salariales pour le nouveau poste (ex. nombre de semaines de vacances, salaire, 13ème salaire, prévoyance professionnelle, formation continue, participation éventuellement aux bénéfices, etc.). 

Remarque : l'aspect salarial peut être abordé au 2ème entretien d'embauche, et pas au premier. 

Salutations finales

- Remercier du temps accordé et de la visite. Donner éventuellement un petit cadeau d'entreprise pour garder une bonne image. Rester toujours cordial. 

- Informer sur la suite de la procédure (ex. 2ème entretien d'embauche), information dans un délais de x jours pour un éventuel 2ème entretien d'embauche ou si c'est le 2ème sur la décision finale. 

Aspects pratiques pour la réalisation de l’entretien d’embauche

Où réaliser l’entretien d’embauche ?
Le mieux est tout simplement à la pharmacie. Si possible dans une salle fermée ou sinon à la salle de pause. Informez le reste du personnel de ne pas venir déranger l’entretien pour garantir un certain calme et de la confidentialité. Faites en sorte que le candidat soit confortablement assis, donnez-lui par exemple un simple verre d’eau.

Faut-il réaliser l’entretien d’embauche seul ou avec une autre personne ?
Pour éviter des biais comme des préjugés, il est fortement conseillé de réaliser l’entretien d’embauche avec une autre personne, cela peut être le/la pharmacien/ne adjoint/e, une personne de confiance (ex. membre de la famille, ami proche) ou faire appel à un consultant RH. Si vous faites 2 entretiens d'embauches (lire ci-dessous) avec un même candidat, essayez de prendre une personne différente pour vous accompagner lors du 2ème entretien d'embauche. 

Combien d’entretiens faut-il réaliser avec chaque candidat ?
Beaucoup de pharmacies réalisent un seul entretien avec chaque candidat et pas forcément deux ou plus. Pour information, des grandes sociétés de technologie comme Google réalisent plus de 10 entretiens d’embauche (interview) avec chaque candidat en testant de très nombreux paramètres. Il est vrai que Google reçoit chaque année plus d’un million de CV pour seulement quelques milliers de postes ouverts. Une pharmacie n’a pas besoin de copier Google mais probablement réaliser 2 entretiens d’embauche est un nombre intéressant. Par exemple, si vous réalisez un entretien d’embauche avec 5 candidats, vous pouvez sélectionner les 2 meilleurs et convoquer ces 2 candidat(e)s pour un second entretien à la pharmacie.
Une idée également intéressante est de faire venir travailler les candidats retenus à la pharmacie pour un test (ex. 1 demi-journée) avant de réaliser le 2ème entretien d’embauche. L’objectif de cette phase de test est de voir si le/la candidat/e s’adapte bien à l’équipe en place de la pharmacie. Cette dernière pourra aussi évaluer le/la candidat et transmettre les informations au propriétaire ou gérant de la pharmacie responsable de la décision finale pour le recrutement. Peut-être pour un poste à grande responsabilité, ex. gérant de pharmacie, réaliser 3 entretiens d’embauche voire plus peut s’avérer être une bonne idée.

Combien de temps dure un entretien d’embauche ?
Théoriquement, il faut compter entre 60 et 90 minutes pour le premier entretien d’embauche, en tout cas avec les candidats intéressants. Si comme propriétaire ou gérant de pharmacie vous voyez très rapidement que le/la candidat/e n’a pas le niveau, vous pouvez de façon diplomatique raccourcir l’entretient à une durée comprise entre 20 et 30 minutes.

Autres aspects à prendre en compte : 
- Demander éventuellement un extrait de casier judiciaire ainsi que des poursuites
- Demander des autorisations pour les candidats étrangers

Si vous avez des remarques ou questions, n'hésitez pas à laisser votre commentaire ci-dessous. 

Article mis à jour le 10 février 2019 (Version 1.2). Par Xavier Gruffat (pharmacien, co-fondateur de Pharmapro Sàrl). Avec la précieuse aide de Mme Van Nguyen (pharmacienne) et du Dr Patrick Eichenberger (pharmacien, co-fondateur de Pharmapro Sàrl). Crédit photo : Fotolia.com/Adobe Stock

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