Kleines Wörterbuch der im Personalwesen (HR) verwendeten Begriffe und Konzepte

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Wenn man Apotheker:in einer Offizin ist, sei es als Eigentümer:in oder Geschäftsführer:in, ist man per Definition kein Vollzeitspezialist für Fragen rund um das Personalwesen (Human Resources; HR). Deshalb haben wir für Sie ein kleines Wörterbuch zusammengestellt, das Ihnen hilft, die Begriffe und Konzepte aus der Welt der Personalabteilung besser zu verstehen. Es gibt zwangsläufig viele Anglizismen, aber das ist das heutige Leben in der modernen, globalisierten Marktwirtschaft.

Der besseren Lesbarkeit halber wurde jeweils nur die männliche Form verwendet; selbstverständlich ist aber damit sowohl die männliche, als auch die weibliche Form gemeint.

A

Arbeitsvermittlungsagentur

Eine Arbeitsvermittlungsagentur ist ein Unternehmen, das sich auf die Vermittlung von Personal im Auftrag anderer Unternehmen spezialisiert hat. Sie fungiert als Vermittler zwischen Arbeitgebern, die eine Stelle suchen, und Bewerbern, die eine Stelle suchen. Es gibt zwei Hauptarten von Arbeitsvermittlungsagenturen:

1. Agenturen für zeitlich begrenzte Arbeitsvermittlung (Zeitarbeit)

- Stellen für kurze Einsätze ein (z.B. kurzzeitige Vertretungen).

- Die Agentur ist der rechtliche Arbeitgeber, der Arbeitnehmer wird dem entleihenden Unternehmen «zur Verfügung gestellt».

2. Agenturen für Festanstellungen (Festanstellung)

- Identifizieren, bewerten und präsentieren Kandidaten für eine unbefristete oder befristete Stelle.

- Das Unternehmen stellt den Bewerber direkt ein.

Arbeitsvertrag

Ein Arbeitsvertrag in der Schweiz ist eine rechtliche Vereinbarung, mit der sich ein Arbeitnehmer verpflichtet, gegen Bezahlung für einen Arbeitgeber zu arbeiten. Er wird hauptsächlich durch das Obligationenrecht (OR), Artikel 319 bis 362, geregelt. Merkmale des Arbeitsvertrags: Kann mündlich oder schriftlich erfolgen (eine schriftliche Form wird jedoch dringend empfohlen), legt die Rechte und Pflichten beider Parteien fest, ist auch ohne Unterschrift gültig, sobald das Arbeitsverhältnis wirksam wird. Falls etwas im Vertrag nicht explizit geregelt ist, gilt in jedem Fall das OR.

ATS

Ein ATS (für Applicant Tracking System) ist eine Software für das Rekrutierungsmanagement, mit der Sie den gesamten oder einen Teil des Rekrutierungsprozesses zentralisieren, organisieren und automatisieren können.

Auf Pharmapro.ch können Sie unser ATS für die Rekrutierung verwenden: Es ermöglicht Ihnen, die Bewerbungen zu zentralisieren, sortieren und automatisieren und zu markieren, welche Bewerbungen Sie berücksichtigen wollen.

B

Beurteilungsgespräch

Ein jährliches Beurteilungsgespräch ist ein formelles Treffen zwischen einem Arbeitnehmer und seinem Manager, das mindestens einmal im Jahr stattfindet und dazu dient, das vergangene Jahr zu bewerten und die berufliche Zukunft des Mitarbeiters vorzubereiten. Eine Beurteilung ist ein strukturierter Prozess zur Messung der Leistung, der Kompetenzen, des Verhaltens oder des Potenzials eines Mitarbeiters innerhalb des Unternehmens. Eine Beurteilung kann auch in der Einstellungsphase z.B. bei der Auswahl von Lebensläufen vorgenommen werden.

Bias

Ein Bias oder kognitiver Bias ist eine oft unbewusste Tendenz, bestimmte Personen oder Gruppen in HR-Prozessen wie Einstellung, Leistungsbewertung oder Beförderung zu bevorzugen oder zu benachteiligen. Es gibt Dutzende verschiedener Bias, zu nennen sind unter anderem:

- Ähnlichkeitsbias: Bevorzugung eines Bewerbers, der einen ähnlichen Hintergrund oder ähnliche Interessen hat wie der Personalverantwortliche.

- Bestätigungsbias: Nach Informationen suchen, die einen ersten Eindruck bestätigen, egal ob positiv oder negativ.

- Attraktivitätsbias: Einer Person, die als physisch attraktiv eingeschätzt wird, mehr Wert beimessen.

- Gender Bias: ein Geschlecht gegenüber einem anderen bevorzugen.

- Ethnischer Bias: Unbewusst nach Namen, Nationalität oder Akzent urteilen.

- Altersbias: Einen Bewerber als zu jung oder zu alt für eine Stelle ansehen.

E

Employer Branding

Employer Branding bezeichnet das Bild, das ein Unternehmen als Arbeitgeber seinen derzeitigen Mitarbeitern, potenziellen Bewerbern und der Öffentlichkeit vermittelt. Ziel ist es insbesondere, Talente anzuziehen, zu motivieren und zu binden, indem ein positives, authentisches und differenzierendes Bild des Unternehmens als Arbeitsplatz geschaffen wird.

Employee Value Proposition

Die Employee Value Proposition (EVP) ist die Gesamtheit der Vorteile und Versprechungen, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitern als Gegenleistung für ihre Arbeit, ihre Fähigkeiten und ihr Engagement anbietet. Das Ziel des EVP ist es, die besten Talente anzuziehen, zu motivieren und zu binden, indem es das hervorhebt, was das Unternehmen als Arbeitgeber einzigartig macht.

Entlassung

Eine Entlassung ist die Beendigung des Arbeitsvertrags auf Initiative des Arbeitgebers. In der Schweiz wird die Kündigung durch das Obligationenrecht (OR) geregelt, ist aber grundsätzlich relativ flexibel, insbesondere im Vergleich zu anderen europäischen Ländern wie Frankreich.

In der Schweiz kann der Arbeitsvertrag von jeder Partei ohne Angabe von Gründen frei gekündigt werden, ausser in missbräuchlichen oder gesetzeswidrigen Fällen. Er muss eine im Vertrag oder im Gesetz festgelegte Kündigungsfrist einhalten.

ERP

Ein ERP (für Enterprise Resource Planning) ist eine zentralisierte Software, mit der alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens verwaltet werden können, indem mehrere Funktionen in ein einziges System integriert werden. Die üblicherweise in einem ERP-System integrierten Funktionen: Buchhaltung, Finanzen, Personalverwaltung, Lagerverwaltung und Beschaffung, Produktionsverwaltung, Vertrieb und Kundenbeziehungen sowie Projektmanagement. Zu den wichtigsten ERP-Systemen gehören: SAP, Oracle ERP, Microsoft Dynamics 365, Odoo oder Sage.

G

Gehaltsverhandlung

Eine Gehaltsverhandlung ist eine formelle Diskussion zwischen einem Arbeitnehmer (oder Bewerber) und einem Arbeitgeber mit dem Ziel, die Vergütung (festes Gehalt, variables Gehalt, Vergünstigungen) entsprechend der Position, der Erfahrung und dem Kontext zu bestimmen oder anzupassen. Es soll beachtet werden, dass nicht nur das eigentliche Gehalt eine Rolle spielt, sondern auch eine allfällige variable Vergütung oder Vergünstigungen, sog. Lohnnebenleistungen, die auch sehr wertvoll sein können.

Google Ads

Google Ads, früher Google Adwords, ist die Online-Werbeplattform von Google. Sie ermöglicht es Unternehmen, bezahlte Anzeigen - insbesondere über Schlüsselwörter - auf den Ergebnisseiten der Google-Suchmaschine, auf YouTube, Gmail, Google Maps und auf einem Netzwerk von Partner-Websites (dem Display-Netzwerk) zu schalten.

Google for Jobs

Google for Jobs ist eine Suchmaschine für Stellenangebote, die direkt in das Hauptresultat von Google Search („Position 0“) integriert ist. Sie aggregiert automatisch Stellenanzeigen, die auf Jobbörsen und Karriereseiten von Unternehmen (für diejenigen, die dies geplant haben) veröffentlicht werden, und zeigt sie an, sobald ein Internetnutzer nach „Jobs“, ‚Jobs‘ oder „Jobs in meiner Nähe“ sucht.

Wenn Sie ein Stellenangebot auf Google for Jobs veröffentlichen, werden Sie direkt auf Google for Jobs angezeigt, z.B. bei Suchanfragen wie "Apotheker Job" oder "Job Apotheker" auf Google.com (mit Fokus auf die Schweiz) oder Google.ch.

H

Headhunter

Ein Headhunter ist ein Personalvermittler, der sich auf die proaktive Suche nach (hoch)qualifizierten Profilen spezialisiert hat, häufig für strategische oder Führungspositionen. Die Hauptaufgabe eines Headhunters besteht darin, direkt nach Talenten zu suchen, auch wenn diese nicht aktiv auf Stellensuche sind (man spricht dann von passiven Bewerbern). Unseren Informationen zufolge gibt es in der Westschweiz keine Headhunter im Bereich der Offizinapotheke, wahrscheinlich weil der Markt zu klein ist oder die Positionen zu wenig spezialisiert sind.

J

Jobbörse

Eine Jobbörse ist eine Online-Plattform, die Arbeitgeber und Bewerber zusammenbringt. Unternehmen veröffentlichen dort ihre Stellenangebote, und Stellensuchende können die Anzeigen (Stellenangebote) einsehen, sich bewerben oder ihren Lebenslauf hinterlegen. Pharmapro.ch ist in der Schweiz die führende Jobbörse für Offizinapotheken. Weltweit ist Indeed die wichtigste Jobbörse. In der Schweiz ist Jobup.ch als generalistische Plattform die führende Jobbörse, mit unserer Jobpro.ch-Website sind wir eine interessante Alternative.

K

Karriereseite

Eine Karriereseite ist ein spezieller Bereich für die Personalbeschaffung auf der Website eines Unternehmens oder einer unabhängigen Website, die so gestaltet ist, dass sie die Stellenangebote und die Arbeitgebermarke präsentiert und Online-Bewerbungen erleichtert. Auf Pharmapro.ch ist es möglich, eine Seite zu haben, die alle Stellenangebote desselben Unternehmens zusammenfasst.

Kooptation

Kooptation (auch Rekrutierung durch Empfehlung genannt) ist eine Methode der Personalbeschaffung, bei der Mitarbeitende Personen aus ihrem persönlichen oder beruflichen Netzwerk - wie Freunde oder ehemalige Kolleg:innen - für offene Stellen im Unternehmen vorschlagen.

Kündigung

In der Schweiz ist eine Kündigung die freiwillige Auflösung des Arbeitsvertrags auf Initiative des Arbeitnehmers. Sie beendet das Arbeitsverhältnis und wird wie die Kündigung durch das Obligationenrecht (OR) geregelt. Merkmale der Kündigung in der Schweiz: Sie kann mündlich oder schriftlich erfolgen, wobei aus Beweisgründen die Schriftform dringend empfohlen wird; der Arbeitnehmer muss seine Entscheidung nicht begründen, es sei denn, es handelt sich um eine besondere Vertragsklausel.

Wenn im Vertrag nichts anderes vereinbart wurde, gelten folgende Standardkündigungsfristen: 1 Monat im ersten Dienstjahr, 2 Monate zwischen dem zweiten und neunten Dienstjahr, 3 Monate ab dem zehnten Dienstjahr. Die Frist beginnt am Ende des Monats, in dem die Kündigung ausgesprochen wird.

L

Lebenslauf

Ein Lebenslauf (Abkürzung für curriculum vitæ, lateinisch für „Lebenslauf“) ist ein Dokument, das die Berufserfahrung, die Kompetenzen, die Ausbildung und die Leistungen einer Person zusammenfasst. Es wird hauptsächlich für die Bewerbung um einen Arbeitsplatz verwendet. Man kann das Dokument aber auch als Marketing-, Verkaufs- oder persönliches Werbeinstrument sehen, kurz gesagt als eine echte berufliche Visitenkarte.

Lesen Sie unseren vollständigen Artikel über den Lebenslauf (für Bewerber).

Lebenslaufdatenbank

Eine Lebenslaufdatenbank ist eine Datenbank mit Lebensläufen von Bewerbern, auf die Arbeitgeber, die nach Personal suchen, zugreifen können. Das Durchsuchen der Lebenslaufdatenbank ist Teil des Sourcing-Prozesses, der der erste Schritt bei der Personalbeschaffung sein kann.

Die Lebenslaufdatenbank ermöglicht es Unternehmen, qualifizierte Profile einzusehen und zu suchen und Kandidaten direkt zu kontaktieren, auch wenn sie sich nicht beworben haben.

Auf Pharmapro.ch können Sie mit einem der drei kostenpflichtigen Pakete auf die Lebenslaufdatenbank von Pharmapro.ch zugreifen.

LinkedIn

LinkedIn ist ein berufliches soziales Online-Netzwerk - das bei weitem grösste der Welt -, das es Einzelpersonen und Unternehmen ermöglicht, ein Profil zu erstellen, ein Netzwerk zu pflegen, berufliche Inhalte auszutauschen und Möglichkeiten für eine Karriere oder eine Zusammenarbeit zu finden. LinkedIn gehört dem US-amerikanischen Unternehmen Microsoft.

O

Onboarding

Onboarding ist der Prozess der Aufnahme und Begleitung eines neuen Mitarbeiters in seinen ersten Wochen im Unternehmen; es soll seine betriebliche, soziale und kulturelle Integration erleichtern.

P

Persönlichkeitstest

Ein Persönlichkeitstest im Personalwesen ist ein psychometrisches Bewertungsinstrument, das eingesetzt wird, um das Verhalten, die psychologischen Merkmale und die Beziehungspräferenzen eines Bewerbers oder Arbeitnehmers besser zu verstehen. Die Ziele eines Persönlichkeitstests sind insbesondere: Hilfe bei der Beurteilung der Eignung eines Bewerbers für eine Stelle oder eine Unternehmenskultur, Identifizierung von Soft Skills (Kommunikation, Führung, Stressbewältigung usw.), Vermeidung von Fehlern bei der Einstellung oder Erleichterung der persönlichen und beruflichen Entwicklung. Ein kostenloser Persönlichkeitstest ist: 16personalities.com.

Position

Eine Position oder Rolle in einem Unternehmen bezeichnet eine von einem Arbeitnehmer ausgeübte Funktion mit einem definierten Satz von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zielen. Sie ist mit einer hierarchischen Position in der Organisation und einer bestimmten Rolle in der Gesamtfunktion des Unternehmens verbunden. Der englische Begriff für Stelle kann mit Position, Job oder Rolle übersetzt werden.

S

Sourcing

Dieses Wort ist wahrscheinlich eines der wichtigsten und ohne Erklärung schwer zu verstehen. Eventuell könnte man es im Deutschen mit Talentbeschaffung übersetzen. Die umfassendere Definition lautet jedoch: Sourcing bezeichnet alle Massnahmen, die darauf abzielen, potenzielle Kandidaten für eine Stelle zu suchen, zu identifizieren und anzuziehen, noch bevor sie sich bewerben. Es handelt sich um die erste Phase des Einstellungsprozesses, die der Auswahl und dem Vorstellungsgespräch vorausgeht.

Ein Sourcing kann zum Beispiel auf Pharmapro.ch durchgeführt werden, indem auf unsere CV-Datenbank zugegriffen wird.

Ziele des Sourcings :

1. Finden von qualifizierten, manchmal seltenen oder passiven Profilen.

2. Den Einstellungsbedarf antizipieren.

3. Die Zeit bis zur Einstellung verkürzen.

Stellenangebot

Ein Stellenangebot ist eine Anzeige, die von einem Arbeitgeber (z.B. von einer Apotheke) veröffentlicht wird, um einen oder mehrere Bewerber für eine bestimmte Stelle einzustellen. Sie markiert den Beginn des Einstellungsprozesses. Das Ziel der Stellenanzeige besteht insbesondere darin, potenzielle Bewerber über eine offene Stelle zu informieren, die richtigen (kompetenten und motivierten) Profile anzuziehen, das Unternehmen vorzustellen und den Wunsch zu wecken, sich zu bewerben. Hinweis: Auf Pharmapro.ch können Sie ein Stellenangebot im Textformat, als PDF oder mit einem Direktlink veröffentlichen.

T

Turnover

Turnover (oder Personalfluktuation) bezeichnet die Rate der Fluktuation von Mitarbeitern in einem Unternehmen über einen bestimmten Zeitraum. Anders ausgedrückt ist es die Häufigkeit, mit der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen (Kündigung, Entlassung, Ruhestand u.a.) und durch neue ersetzt werden.

Die Formel für den Umsatz ist einfach: Es handelt sich um die Anzahl der Austritte in dem Zeitraum, geteilt durch die durchschnittliche Mitarbeiterzahl in dem Zeitraum, alles multipliziert mit 100.

Wenn z.B. eine Apotheke 10 Mitarbeitende hat und 1 Person über einen Zeitraum von einem Jahr ausscheidet, beträgt die Fluktuation 10%. Das heisst: Turnover Rate = (1/10)*100=10%

Das Ziel für ein Unternehmen ist es, eine möglichst niedrige Turnover Rate zu haben.

Telefonsichtung

Die Telefonsichtung (englisch: phone screening) in einem Einstellungsverfahren ist ein erster Schritt zur Vorauswahl von Bewerbern, der in der Regel per Telefon oder kurzer Videokonferenz durchgeführt wird. Es handelt sich um ein kurzes Gespräch, das in der Regel 15-30 Minuten dauert. Heutzutage kann die Sichtung auch über WhatsApp erfolgen, indem man vorher eine WhatsApp-Nachricht oder eine E-Mail sendet, um das Gespräch zu markieren. Die Hauptziele der telefonischen Vorsortierung sind u.a.: Überprüfung der Schlüsselinformationen im Lebenslauf (Erfahrung, Verfügbarkeit, Standort usw.), Beurteilung der Motivation des Bewerbers und seines Interesses an der Stelle, Herausfiltern irrelevanter Bewerbungen, Klärung unklarer Punkte (Lücken im Lebenslauf, Karrierewechsel usw.) und sogar Bestätigung der Gehaltsvorstellungen.

V

Vorstellungsgespräch

Ein Vorstellungsgespräch (englisch: job interview) ist ein Treffen zwischen einem Bewerber und einem Arbeitgeber (z. B. Apotheke) im Rahmen eines Einstellungsverfahrens. Sein Ziel ist es, zu beurteilen, ob der Bewerber sowohl hinsichtlich seiner Fähigkeiten als auch seiner Persönlichkeit für die zu besetzende Stelle geeignet ist. Das erste Treffen kann per Telefon oder Videokonferenz (z. B. Zoom, Google) stattfinden.

Die Hauptziele für den Arbeitgeber wie auch für die Apotheke bestehen darin, die fachlichen Kompetenzen (man spricht von Hard Skills) und das Verhalten des Bewerbers zu überprüfen, die Motivation, die Werte und die Anpassungsfähigkeit (man spricht von Soft Skills) zu bewerten und mehrere Bewerber zu vergleichen, um eine fundierte Wahl treffen zu können.

Die Hauptziele für den Bewerber sind, die Stelle, das Unternehmen (Apotheke) und seine Erwartungen besser zu verstehen, seine Erfahrung und seine Qualitäten aufzuwerten sowie zu überprüfen, ob die Stelle für ihn geeignet ist.

Am 17. Juli 2025. V.2.0 des Artikels.

Nach einer Idee von Xavier Gruffat (Apotheker).

Redaktion: Xavier Gruffat, mit Hilfe von ChatGPT.